Você já se deu conta do papel do contador com relação à sua empresa? É bem provável que, ao entender melhor o papel desse profissional, você reconheça a importância de integrar sua empresa com a sua contabilidade.

 

Repare que quando você quer abrir uma empresa o primeiro profissional com quem você tem contato é o contador. Se você tiver um bom perfil profissional a seu serviço, esse processo burocrático transcorrerá de forma leve, pois ele cuidará de praticamente tudo.

 

A sua história com o contador nunca mais terminará. Caberá a ele, ao longo do caminho, elaborar seus balancetes e balanços patrimoniais. É através desses demonstrativos que você consegue entender a situação financeira e patrimonial da sua empresa. Não se trata só de um documento de caráter fiscal. Trata-se, ao contrário, de um instrumento de gestão.

 

É por essa razão que você deve considerar privilegiar escritórios de contabilidade que se envolvem com as decisões do cliente, não só elaborando demonstrativos contábeis, mas prestando consultoria, explicando os números e mostrando qual o seu significado para o bom negócio.

 

Gestão tributária e trabalhista

 

Não existe um empresário no Brasil que não reclame da complexidade das obrigações tributárias e trabalhistas. O contador, entre outras atribuições, terá a tarefa de enquadrar você no melhor modelo tributário, de forma a obter o menor custo nessa esfera.

 

A gestão tributária inclui, também, fazer o recolhimento e o registro contábil dos tributos, algo extremamente trabalhoso para simples mortais. Uma situação que se agrava quando precisamos levar em conta as obrigações trabalhistas. Temos que recolher INSS, FGTS, Férias, etc.

 

Mas não há razão para sobressaltos se você souber contratar um escritório de contabilidade.

 

A importância da integração

 

Parece que com algumas palavras é possível fazer o leitor perceber a importância do contador na vida de uma empresa. Nenhuma similaridade com aquela visão de um mero burocrata, que cuida de obrigações fiscais da empresa perante os órgãos de fiscalização, embora essa seja uma das importantes tarefas desse profissional.

 

Mais uma razão para reiterarmos a importância de integrar sua empresa com a sua contabilidade. Como fazer isso, no entanto, se o contador tem vários clientes e não está fisicamente dentro do ambiente da empresa? Que tipo de integração seria possível?

 

A integração possível e desejada é aquela em que, mesmo sem estar fisicamente presente, o contador esteja virtualmente integrado. É mais simples do que você pode imaginar.

 

Além de ter todas as rotinas financeiras, incluindo emissão de notas fiscais, controle de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, centro de custos, seu gestor financeiro autorizado poderia acessar o sistema de qualquer lugar. Isso quer dizer que quando você emite uma nota fiscal, que ficará arquivada, seu contador terá acesso a ela imediatamente.

 

Além disso, por meio da integração, é possível importar esses dados diretos do seu ERP para o sistema do escritório de contabilidade. Nada de mandar o officeboy ir entregar os documentos.

 

4 vantagens de integrar sua empresa com a sua contabilidade

 

1 – Agilidade na publicação de balanços e balancetes

 

Você sabe que publicar balancetes e balanços com celeridade é muito bem visto pelo mercado, principalmente investidores e acionistas. Isso demonstra transparência, eficiência e profissionalismo, que são palavras que soam como música aos ouvidos mais sensíveis e exigentes, sejam eles governos, clientes, investidores ou parceiros comerciais.

 

Se o seu contador tem as informações obtidas praticamente em tempo real, é fácil imaginar que isso agilizará a elaboração dos seus demonstrativos. O melhor balanço é aquele que é publicado no início de janeiro do ano subsequente.

 

2 – Precisão na transferência de informações contábeis

 

Você lembra o que falamos sobre emissão de notas fiscais? Não precisa mais mandar o officeboy levá-las numa pastinha para o contador no final do mês para ele começar a elaborar o balancete. É claro que esse procedimento já se tornara ultrapassado desde que foi inventado o e-mail e, claro, a digitalização.

 

Só que nós estamos falando de algo mais sofisticado. Com a integração, a transferência de documentos e informações se torna sistemática e automática. Não é só o ganho de tempo, mas também em termos de organização, porque não tem nada pior do que na hora da conciliação a conta dar errado, você ter que buscar aonde está o erro e ainda ter que procurar a nota fiscal que está faltando.

 

Vale ressaltar que o contador integrado digitalmente à sua empresa tem acesso aos relatórios atualizados, assim como ao fluxo de caixa. Isso significa que pode atualizar a contabilidade diariamente, reduzindo a quase nada o risco de erros na hora de montar os demonstrativos.

 

3 – Agilidade na gestão financeira e das outras áreas do negócio

 

Já evidenciamos que os demonstrativos contábeis são importantes ferramentas de gestão. Quanto antes elas estejam disponíveis, mais agilidade você vai ganhar na hora de tomar decisões.

 

Quer ver um caso emblemático? Você faz o seu orçamento anual sem ter acesso ao balanço, sem conhecer o seu ativo e o seu passivo circulante no dia 31 de dezembro? O que acontece com o seu orçamento se o balanço só sai no dia 30 de março?

 

Digamos que, nesse caso, você até pode elaborar o orçamento, até porque essa é uma medida inadiável, mas ele não será tão preciso, o que pode levar, por exemplo, a deficiências no controle do fluxo de caixa no exercício em questão. Pior que isso é a dúvida quanto ao capital de giro e poder de investimento da empresa para o exercício, o que levará ao adiamento de decisões, algo muito ruim no mundo dos negócios.

 

Sem contar com questões relacionadas a previsão de vendas, realinhamento da produção e outras decisões estratégicas, que podem se nutrir das informações contidas nos demonstrativos contábeis.

 

4 – Redução de custo e organização

 

Talvez a forma mais correta seja falar em organização e redução de custo, como forma de retratar corretamente a relação de causa e efeito. Afinal, organização quase sempre implica em redução de custo. Não se trata só de economia financeira, mas de tempo e de esforço físico e mental.

 

Para começar, sua empresa não necessitará ter ninguém preocupado com os documentos da contabilidade, livro caixa e outros verdadeiros cavalos de troia administrativos. Ao mesmo tempo, tem a redução de custo com papel, com consequente ganho de organização, decorrente de um ambiente limpo, leve e ágil.

 

É ou não a integração contábil mais um dos caminhos sem volta trazidos pela tecnologia?

 


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